Pengertian sistem HRIS merujuk pada sistem berbasis teknologi yang membantu perusahaan menyimpan, mengelola, dan mengakses informasi sumber daya manusia dalam satu platform. HRIS merupakan singkatan dari Human Resources Information System.
Perusahaan dapat menggunakan sistem ini untuk mengelola berbagai informasi yang berkaitan dengan karyawan. Data tersebut dapat mencakup identitas karyawan, kehadiran, jadwal kerja, cuti, hingga informasi administrasi lainnya sesuai fitur yang tersedia.
Dengan demikian, HR tidak harus mengelola seluruh informasi melalui banyak dokumen terpisah. Sistem dapat membantu menyatukan proses administrasi sehingga data lebih mudah dicari ketika perusahaan membutuhkannya.
Apa Itu Sistem HRIS?
Sistem HRIS merupakan teknologi yang mendukung pengelolaan informasi dan aktivitas administrasi sumber daya manusia. Perusahaan dapat menggunakannya sebagai tempat untuk menyimpan sekaligus memperbarui data karyawan.
Sebagai contoh, ketika terdapat perubahan informasi karyawan, HR dapat memperbarui data melalui sistem. Selanjutnya, informasi tersebut dapat digunakan untuk kebutuhan administrasi lain yang saling berkaitan.
Penggunaan aplikasi HRIS juga dapat membantu perusahaan mengurangi pengelolaan data melalui banyak file yang berbeda. Dengan begitu, HR mempunyai sumber informasi yang lebih terpusat untuk mendukung pekerjaan sehari-hari.
Selain penyimpanan data, beberapa sistem menyediakan fitur untuk mengelola kehadiran, jadwal, izin, cuti, atau dokumen karyawan. Namun, fitur setiap platform dapat berbeda sehingga perusahaan perlu menyesuaikannya dengan kebutuhan.
Fungsi Sistem HRIS dalam Perusahaan
Salah satu fungsi HRIS adalah membantu perusahaan mengelola data karyawan. HR dapat menyimpan informasi berdasarkan identitas setiap tenaga kerja sehingga pencarian data menjadi lebih terstruktur.
Selain itu, sistem dapat membantu pencatatan aktivitas administrasi. Sebagai contoh, HR dapat memeriksa riwayat kehadiran, melihat pengajuan cuti, atau memperbarui informasi tertentu melalui platform yang digunakan.
HRIS juga dapat mendukung proses penyusunan laporan. Data yang sudah tersimpan dapat dikelompokkan berdasarkan kebutuhan sehingga HR tidak selalu harus mengumpulkan kembali informasi dari awal.
Selanjutnya, perusahaan dapat mengatur hak akses pengguna. Karyawan dapat memperoleh akses terhadap informasi atau fitur tertentu, sedangkan HR dan admin mempunyai kewenangan yang berbeda sesuai tanggung jawab.
Dengan pembagian tersebut, perusahaan dapat menentukan siapa yang dapat melihat maupun memperbarui informasi tertentu dalam sistem.
Peran HRIS dalam Pengelolaan SDM
Ketika jumlah karyawan bertambah, data yang perlu perusahaan kelola juga semakin banyak. Penggunaan dokumen terpisah dapat membuat proses pencarian dan pembaruan informasi membutuhkan lebih banyak waktu.
HRIS membantu menghubungkan berbagai aktivitas tersebut melalui sistem yang lebih terpusat. Akibatnya, HR dapat mengurangi pekerjaan administratif yang berulang dan lebih mudah menemukan informasi yang dibutuhkan.
Selain itu, perusahaan dapat menggunakan riwayat data untuk mendukung proses evaluasi administrasi. Misalnya, HR dapat melihat catatan kehadiran atau informasi cuti dari periode sebelumnya tanpa membuka banyak dokumen secara terpisah.
Namun, perusahaan tetap perlu menjaga kualitas informasi yang masuk ke sistem. Data yang tidak diperbarui dapat menghasilkan informasi yang kurang sesuai meskipun perusahaan sudah menggunakan teknologi digital.
Oleh karena itu, HR perlu menentukan prosedur pembaruan, pemeriksaan, serta pembagian akses. Sistem yang baik tetap membutuhkan pengelolaan yang konsisten dari pengguna.
Kesimpulan
Pengertian sistem HRIS adalah sistem berbasis teknologi yang membantu perusahaan menyimpan dan mengelola informasi sumber daya manusia secara terpusat. Sistem ini dapat mendukung pengelolaan data karyawan, kehadiran, jadwal, cuti, serta berbagai aktivitas administrasi lainnya sesuai fitur yang tersedia.
Penggunaan HRIS dapat membantu HR mengurangi pengelolaan informasi melalui banyak dokumen terpisah. Namun, perusahaan tetap perlu menyesuaikan sistem dengan kebutuhan, menjaga pembaruan data, serta menentukan hak akses agar pengelolaan informasi berjalan secara terstruktur.
Laila Nuril Hanifa 
Wahid Musthofa